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Convegni, workshop, incontri
Per allargare la riflessione sulle modalità di coinvolgimento degli stakeholder vedere anche la scheda Protocollo d’intesa per realizzare le azioni del PAES
Problema
L’organizzazione di un evento drena tempo, risorse ed energie a chi lo deve preparare, a chi deve parlare e anche a chi deve partecipare. Per questo bisogna pernsarci bene prima di impegnarsi e impegnare altre persone in un evento. Quello che invece accade spesso è che si organizzino tantissimi eventi, semplicemente perchè è la prima cosa che viene in mente, o perchè è scritto nel ‘programma delle cose da fare’ di un progetto, o perchè si pensa che serva all’immagine, perchè dà la sensazione agli organizzatori di avere fatto qualcosa, di avere comunicato a qualcuno. Serve un po’ di ordine: è necessario ricordare che un evento è sempre una tappa “aperta” di un percorso e come tale dovrebbe essere riconoscibile.
Analisi
Le agende di tutti sono piene di inviti a partecipare ad eventi. Spesso si tratta di eventi simili e indipendenti tra loro, a volte confusi, a volte inutili o percepiti come tali. Il tempo e l’attenzione – nostro e di coloro a cui chiediamo di dedicarcene una porzione – meritano molta cura.
Cautele
Mi serve un evento?
Esistono diversi modi per comunicare, a volte l’evento non è il modo migliore, ma solo il primo che ci è venuto in mente.
Perché si organizza un evento?
Ogni evento dobrebbe nascere da un bisogno e avere un obiettivo preciso ed esplicito, immediatamente comprensibile a relatori (per tarare i propri interventi) e ai partecipanti (per metterli nelle condizioni di capire se per loro è utile partecipare).
Che tipo di evento risponde ai miei bisogni?
La struttura dell’evento ne rispecchia gli obiettivi pratici. Esistono moltissimi format tra cui scegliere : convegno, incontro, workshop, world cafè, OST, laboratorio, seminario… Ogni format è efficace in relazione a un obiettivo e a una situazione precisa e può richiedere un supporto specifico per la progettazione, la gestione, la facilitazione (non si improvvisa).
Per chi si organizza un evento?
Tecnici, amministratori, imprese, famiglie, ordini professionali etc… hanno necessità e interessi specifici. In generale più un evento è pensato per un pubblico preciso, più cresce la sua utilità.
Con chi organizzo l’evento?
Altri soggetti sul territorio stanno con tutta probabilità facendo cose simili o complementari alle nostre. Osservare il contesto consente di:
- evitare sovrapposizioni (magari realizzando un solo evento congiunto)
- mettere in comunicazione/a sistema soggetti e azioni omologhe o complementari
- chiarire il contesto stesso
- aprire possibilità di collaborazione (es: eventi itineranti) risparmiando tempo e risorse.
Cose da non fare
Eventi affollati di relatori, senza un filo conduttore chiaro, comunicati pochi giorni prima, senza scansione precisa dei tempi, senza possibilità di intervenire e fare domande.
Vantaggi
Il successo dell’evento non si (dovrebbe) misurare nel numero dei partecipanti, ma nei risultati e in quello che succede dopo (in base agli obiettivi: ES. relazioni, messa a sistema di percorsi, confronto, rete, facilitazione dei passi successivi… )
Soluzione
Progettare con cura gli eventi in relazione alle necessità proprie e a quelle dei partecipanti aiuta a diminuire il livello di confusione in cui siamo quotidianamente immersi e consente di focalizzare i temi importanti in mezzo al rumore di fondo e alle distrazioni.
- Prevedere sempre dei tempi per ascoltare e rispondere a domande e interventi del pubblico.
- Curare il dopo-evento: raccogliere gli indirizzi email dei partecipanti per eventuali comunicaizoni future, per inviare loro il materiale , per costuire una maiing list di interessati, per poter contattare eventuali stakeholder con cui si è entrati in contatto, coinvolgerli in attività future, coltivare le relazioni.
- Comunicare per tempo (almeno 10/15 giorni prima) l’evento. Se non c’è il programma definitivo può bastare un “Save the date”. Comunicare sempre il format (workshop, convegno etc.) e l’obiettivo.
- Ruolo moderatore: tenere i tempi degli interventi, avvertire i relatori di quanto ne hanno e avvisarli se sforano.
- Format: Se si intende ottenere dei contributi attivi da parte dei partecipanti (es: worksop, laboratori) è importante scegliere un format coerente. Alcuni format (es: word cafè) prevedono la presenza di facilitatori (figure professionali esterne).
- Le persone che partecipano a un evento sono oggetto di mille distrazioni (mail, telefono..). Teniamolo presente.
- Interventi brevi, supporti di infografica, brevi video aiutano la comprensione e rendono più facile focalizzare l’attenzione.
