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Mailing list comunale

È utile arrivare a questa scheda cercando il Coinvolgimento dei cittadini, nel processo di attuazione dei PAES, nell’esercizio dell’attività dello Sportello Energia.

Problema

Realizzare politiche energetiche per un ente locale implica il coinvolgimento attivo della comunità, si tratti di stakeholder organizzati, imprese, famiglie. Nell’ambito del Patto dei Sindaci in particolare vengono invitati esplicitamente a partecipare, poiché responsabili della maggior quota di consumi energetici ed emissioni. Per questo è fondamentale comunicare velocemente e in modo informale assicurandosi al contempo di arrivare ai destinatari.

Analisi

L’obiettivo generale di una mailing list è mantenere alta l’attenzione sul tema.
La mailing list può essere alimentata inizialmente da indirizzi istituzionali, cercando nel tempo di raccogliere indirizzi puntuali e personali. In ogni occasione di incontro/eventi, predisporre moduli (con liberatoria privacy) per raccolta indirizzi email dei partecipanti, e inserirli immediatamente nella mailing list.
Può essere usata:

per segnalare appuntamenti, avvio di progetti e azioni, risultati interessanti, passaggi amministrativi, opportunità (bandi, incentivi), info utili (ES: pubblicazione web di contenuti, sezioni dedicate sul sito, servizi e orari sportelli energia..)
per testare l’interesse verso progetti o azioni specifiche (ES: visite guidate, eventi a tema)
somministrare sondaggi e richiedere contributi attivi

Cautele

Ogni mailing list abbia almeno un proprietario/gestore, meglio due. Tra i membri deve includere sindaco e assessore competente, referente comunicazione, referente ufficio tecnico. Il controllo multiplo diminuisce le probabilità di saltare comunicazioni importanti in invio e in entrata.
La mailing list non sostituisce interamente altri canali di comunicazione e informazione (web, giornalino comunale, affissioni…). Rappresenta – soprattutto all’inizio – un canale “dedicato” aggiuntivo.
Predisporre un modulo standard di raccolta indirizzi email da usare in tutti gli eventi sul tema. Segnalare la possibilità di iscriversi sugli altri strumenti di comunicazione (web, giornalino etc..)
Il responsabile operativo della mailing list deve assicurarsi che tutte le comunicazioni sul tema vengano inoltrate alla mailing list, possibilmente prima rispetto agli altri canali (lo strumento rende più semplici comunicazioni informali).
Più brevi e sintetiche sono le email, più saranno efficaci. In apertura la comunicazione fondamentale, a seguire i dettagli.
In caso di appuntamenti, la comunicazione può essere seguita da un recall (memo) uno o due giorni prima.

Cose da non fare

Usare la mailing list a singhiozzo, smettere di usarla senza avvertire. Essendo un canale privilegiato e dedicato all’energia, tutte le comunicazioni che riguardano il tema devono essere date ANCHE alla mailing list in via prioritaria.

Vantaggi

Consente di comunicare rapidamente con le persone su un tema di interesse collettivo, e allo stesso tempo consente ai membri della mailing list di intervenire. Proprio per questo, chi la gestisce deve assicurarsi che non vengano lasciati interventi in sospeso (a domanda si risponde in tempi brevi) e non vengano “bucate” le comunicazioni (mancato invio di info importanti).

Caso studio

In occasione del percorso partecipato per il PAES l’Unione Terred’acqua ha realizzato una mailing list, alimentata inizialmente da un indirizzario di stekeholder istituzionali. Alimentata nel corso degli incontri preliminari e del processo partecipato, la mailing list “PAES” è stata usata anche per tenere al corrente i partecipanti delle fasi successive (adozione e approvazione del PAES) e dare un seguito a chi si era impegnato nel percorso (accordi con stakeholder e prime azioni).

Soluzione

Creare, alimentare e usare in modo continuo una mailing list è un modo veloce, economico ed efficace di comunicare con le persone attorno a un tema di comune interesse.